Nebenkostenabrechnung – was muss ich zahlen und was nicht?

Die Nebenkostenabrechnung ist ein häufiger Streitpunkt zwischen Mieter und Vermieter. Damit der Mieter die Rechnung nachvollziehen kann, muss er die einzelnen Kostenpositionen erkennen und zuordnen können. Bei berechtigten Zweifeln an der Abrechnung kann er Einsicht in die Belege verlangen. Auf diese Punkte ist besonders zu achten.

Was ist in der Nebenkostenabrechnung enthalten?

Die Kaltmiete kommt für Aufwände auf, die dem Vermieter für Reparaturen und verschleissbedingte Erneuerungen entstehen. Auch die mit dem vermieteten Objekt in Zusammenhang stehenden Steuern und Versicherungen werden bereits durch die Miete gedeckt. Somit dürfen diese Unterhaltskosten nicht in der Nebenkostenabrechnung auftauchen.

Zu den Nebenkosten zählen dagegen alle Aufwände für vom Haushalt genutzten Energieformen: Stromkosten, Heizungskosten und Warmwasserkosten. Auch Frischwasserkosten und die Abwassergebühr kommen auf die Nebenkostenabrechnung. Damit die Nebenkosten für den Mieter nachvollziehbar bleiben, müssen die einzelnen Positionen in der Nebenkostenabrechnung separat ausgewiesen werden. Weiterhin ist eine Auflistung der Nebenkosten im Mietvertrag in unmittelbarer Nähe der Kaltmiete gefordert – denn nur so erschliesst sich für den Mieter die Höhe der Warmmiete.

Welche Nebenkostenarten gibt es?

Der Mietvertrag muss die Nebenkosten aufführen, aber nicht sämtliche Posten im Detail dokumentieren, die in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Einige Positionen wie der Brennerservice und die Aufwände für den Kaminfeger werden nämlich als Bestandteil der Heizkosten betrachtet. Daher braucht im Mietvertrag nur der übergeordnete Kostenpunkt Heizkosten angeführt zu sein.

Auch die im Hauptformular des Mietvertrags dargestellten Kosten für Warmwasser enthalten weitere Aufwände für Wartungen, die erst in der Nebenkostenabrechnung detailliert dargestellt sind. Einige durch Behörden oder Unternehmen verursachte Nebenkosten fallen dem Mieter meist erst beim näheren Studium der Abrechnung auf. Hierzu zählen die eine oder andere Verwaltungspauschale sowie Kabelgebühren für den Empfang von Radio und TV.

Welche Fristen gibt es für die Nebenkostenabrechnung?

Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung kann sich der  Vermieter bis zu 6 Monate Zeit lassen. Hat der Mieter Einwände gegen eine nach seiner Ansicht zu hohe Nebenkostenabrechnung, kann er zu viel bezahlte Beträge zurückfordern. Die Nebenkostenabrechnung enthält fälschlicherweise oft den Vermerk, dass Einsprüche innerhalb von 30 Tagen geltend zu machen seien. Eine solche Frist kann der Mieter als nichtig betrachten. Für die Anfechtung bleibt ihm nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung ein ganzes Jahr Zeit. Dennoch sollte er aus eigenem Interesse nicht zu lange warten,  um seine Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung vorzubringen. Der Vermieter kann seinerseits bis zu fünf Jahre nach Erstellung der Nebenkostenabrechnung den in Rechnung gestellten Betrag einfordern. Eine Betreibung durch den Vermieter ist möglich, sofern keine Zahlung erfolgte und eine Anfechtung ausblieb.

Was ist eine Nebenkostenpauschale?

Der vom Mieter zu zahlende Betrag für die Nebenkosten lässt sich auch pauschal im Vorfeld vereinbaren. Das hat den Vorteil, dass auf den Mieter keine unangenehme Überraschung in Form einer Nachforderung zukommt. Fallen die Nebenkosten höher aus als pauschal vorab bezahlt wurde, trägt nämlich der Vermieter den Zahlungsausfall. Bei einer Überzahlung geht allerdings der Mieter leer aus.

Damit es für beide Parteien zu keinen extremen Abweichungen nach oben oder unten kommt, werden für die Berechnung der Pauschale die tatsächlich angefallenen Nebenkosten aus den vergangenen drei Jahren zugrunde gelegt. Mit der alternativ möglichen Akonto-Abrechnung zahlt der Mieter grundsätzlich nur die effektiv anfallenden und aus dem Mietvertrag ersichtlichen Nebenkosten.

Kann ich Einspruch gegen die Abrechnung erheben?

Der Mieter kann sich nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung auf Wunsch vom Vermieter die Originalbelege vorlegen lassen. Neben der  Prüfung der einzelnen Belege ist oft ein Blick auf den Verteilschlüssel aufschlussreich. Ist eine gütliche Einigung mit dem Vermieter nicht möglich, empfiehlt sich der Gang zur Schlichtungsbehörde für Mietsachen. Dort kann der Mieter ein kostenloses Schlichtungsverfahren anstossen.

Checkliste für die Nebenkostenabrechnung

  • Der erste Blick auf die Nebenkostenabrechnung sollte der Abrechnungsperiode gelten. Ist der dargestellte Zeitraum plausibel oder gibt es Abweichungen zu vorangegangenen Abrechnungen? Üblich ist eine ganzjährige Abrechnung von Januar bis Dezember oder von Juli bis Juni.
  • Beim Abgleich mit den Nebenkosten-Positionen im Mietvertrag sollte es keine Ungereimtheiten geben. Der Mieter muss nur die Nebenkosten zahlen, die aus dem Mietvertrag ersichtlich sind. Einige in Mietverträgen häufig angeführte Nebenkosten sind strittig und ihre Zuordnung zumindest fraglich. Tauchen Sie jedoch noch nicht mal im Mietvertrag auf, ist eine Anfechtung aussichtsreich.
  • Für den Verteilschlüssel gibt es kein gesetzlich vorgeschriebenes Muster. Möglich ist zum Beispiel eine Aufteilung nach Quadratmetern oder nach Anzahl der Bewohner im Haushalt. Wichtig ist, dass der angewandte Schlüssel für den Mieter nachvollziehbar bleibt.
  • Transparent wird die Nebenkostenabrechnung für den Mieter erst, wenn er alle Ausgaben eindeutig nachvollziehen kann. Überzogene Ausgaben für die Hausreinigung oder den Hauswart muss der Vermieter auf Nachfrage erklären können. Auch was sich hinter ‚Übrige Betriebskosten‘ verbirgt, darf kein Geheimnis der Hausverwaltung bleiben.
  • Einige gestiegene Nebenkosten können durch Preisanstiege in Energiesektor begründet sein, doch völlig neue Positionen sollten mit gesunder Skepsis betrachtet werden. Ein vormalig verwendeter Verteilschlüssel darf vom Vermieter nicht willkürlich und nur unter Beachtung formaler Vorgaben geändert werden.

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