Décompte des charges – qu’est-ce que c’est et comment le comprendre ?

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Le décompte des charges est un inventaire des charges locatives à ajouter au montant du loyer. Il permet au locataire de comprendre les dépenses réelles. C’est malheuresement un point de litige fréquent entre le locataire et le propriétaire. Pour que le locataire puisse comprendre les frais facturés, il doit pouvoir identifier et comprendre la répartition des charges ainsi que leurs coûts. En cas de doute justifié sur le décompte, le locataire peut demander à consulter les justificatifs. Il convient d’être particulièrement attentif à ces points.

  1. Que contient le décompte des charges ?
  2. Quels sont les différents types de charges ?
  3. Quels sont les délais pour le décompte des charges ?
  4. Que sont les charges forfaitaires ?
  5. Puis-je contester le décompte ?
  6. À quoi faire attention dans le décompte des charges ?

1. Que contient le décompte des charges ?

Le loyer de base couvre les dépenses engagées par le bailleur pour les réparations et les rénovations dues à l’usure. Les impôts et les assurances liés au bien loué sont également déjà couverts par le loyer. Par conséquent, ces frais d’entretien ne doivent pas apparaître dans le décompte des charges.

En revanche, toutes les dépenses liées aux formes d’énergie utilisées par le ménage font partie des charges : les frais d’électricité, de chauffage et d’eau chaude. Les frais d’eau douce et la taxe d’assainissement figurent également sur le décompte des charges ainsi que les charges de copropriétés si tels est le cas. Pour que les charges restent compréhensibles pour le locataire, les différents postes doivent être indiqués distinctement dans le décompte des charges. En outre, une liste des charges est exigée dans le contrat de location à côté du « loyer froid » (montant du loyer sans les charges) : ainsi le locataire peut estimer le coût réel de son loyer, charges incluses.

2. Quels sont les différents types de charges ?

Le contrat de location doit mentionner certes les charges, mais ne doit pas documenter en détail tous les postes qui apparaissent dans le décompte des charges. Certains postes, comme l’entretien du brûleur et les dépenses liées au ramonage par exemple, sont en effet considérés comme faisant partie des frais de chauffage. Il suffit donc de mentionner le poste principal des frais de chauffage dans le contrat de location.

Les coûts liés à l’eau chaude présents dans le formulaire principal du contrat de location comprennent également d’autres dépenses d’entretien qui ne sont détaillées que dans le décompte des charges. Certains frais accessoires occasionnés par les autorités ou les entreprises n’apparaissent généralement au locataire qu’en étudiant le décompte de plus près.

3. Quels sont les délais pour le décompte des charges ?

Le propriétaire peut se donner jusqu’à six mois pour établir le décompte des charges. Si le locataire conteste un décompte des charges qu’il estime trop élevé, il peut demander le remboursement des montants payés en trop. Le décompte des charges contient souvent, à tort, la mention selon laquelle les objections doivent être formulées dans un délai de 30 jours. Le locataire peut considérer un tel délai comme nul et non avenu. Il dispose d’une année entière après réception du décompte des charges pour le contester. Néanmoins, dans son propre intérêt, il ne devrait pas attendre trop longtemps pour faire part de ses doutes quant à l’exactitude du décompte des charges. De son côté, le bailleur peut réclamer le montant facturé jusqu’à cinq ans après l’établissement du décompte des charges. Une poursuite par le bailleur est possible dans la mesure où aucun paiement n’a été effectué et qu’aucune contestation n’a été faite.

4. Que sont les charges forfaitaires ?

Le montant à payer par le locataire pour les charges peut également être convenu à l’avance de manière forfaitaire. L’avantage est que le locataire n’aura pas de mauvaise surprise sous la forme d’une demande de remboursement. En effet, si les charges sont plus élevées que le montant forfaitaire payé à l’avance, c’est le bailleur qui est responsable du défaut de paiement. En cas de trop-perçu, le locataire n’a rien à payer.

Afin que les deux parties ne soient pas confrontées à des écarts extrêmes, le calcul du forfait se base sur les charges réelles au cours des trois dernières années. Avec le décompte par acomptes, qui est une alternative possible, le locataire ne paie en principe que les charges effectivement encourues et figurant dans le contrat de location.

5. Puis-je contester le décompte ?

Après avoir reçu le décompte des charges, le locataire peut, s’il le souhaite, demander au bailleur de lui présenter les justificatifs originaux. Outre l’examen des différents justificatifs, il est souvent instructif de jeter un coup d’œil sur la clé de répartition. Si un accord à l’amiable avec le bailleur n’est pas possible, il est recommandé de s’adresser à l’autorité de conciliation en matière de bail. Le locataire peut y entamer une procédure de conciliation gratuite.

6. À quoi faire attention dans le décompte des charges ?

La première chose à vérifier est la période de décompte. La période présentée est-elle plausible ou y-a-t ’il des différences avec les décomptes précédents ? Il est courant d’avoir un décompte annuel de janvier à décembre ou de juillet à juin.
En comparant avec les postes de charges du contrat de location, il ne devrait pas y avoir d’incohérence. Le locataire doit uniquement payer les charges indiquées dans le contrat de location. Certaines charges fréquemment mentionnées dans les contrats de location sont contestées et leur affectation pour le moins douteuse. Si elles n’apparaissent même pas dans le contrat de location, vous pourrez facilement les remettre en cause. Il n’existe pas de modèle prescrit par la loi pour la clé de répartition. Il est par exemple possible de procéder à une répartition en fonction des mètres carrés ou du nombre d’habitants dans le ménage. L’important est que la clé de répartition utilisée reste compréhensible pour le locataire.
Le décompte des charges est réellement intelligible pour le locataire que lorsqu’il peut suivre clairement toutes les dépenses. Le bailleur doit pouvoir expliquer sur demande les dépenses excessives pour le nettoyage de l’immeuble ou le concierge par exemple.
Ce qui se cache derrière la mention « autres frais d’exploitation » ne doit pas non plus rester un secret. N’hésitez pas à demander à votre propriétaire ou à la régie immobilière ce que ces autres frais représentent réellement. Certaines augmentations des charges peuvent être dues à des hausses de prix dans le secteur de l’énergie, mais si des frais complètement nouveaux apparaissent vous pouvez tout à fait les questionner. Une clé de répartition précédemment utilisée ne peut pas être modifiée arbitrairement par le bailleur et uniquement en respectant des exigences formelles.

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